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Comment choisir son lieu de séminaire ?

choisir un lieu de séminaire

Choisir un lieu de séminaire pour organiser votre événement d’entreprise est une décision aux retombées stratégiques considérables. Son choix doit alors répondre à des objectifs clairs. La sélection d’un lieu vous aidera ainsi à mettre sur pied un séminaire d’entreprise original. Pour votre séminaire d’entreprise,  soirée de gala, lancement de produit …, voici nos précieux conseils pour tirer profit du site.

georges V-minL’accessibilité : un critère essentiel au moment de choisir un lieu de séminaire

L’accessibilité constitue le premier critère à prendre en compte au moment de choisir une salle pour votre séminaire. Chaque participant doit en effet pouvoir se rendre à votre événement d’entreprise sans aucune difficulté. Pour cela, il faut tenir compte de plusieurs critères :

  • la desserte par les transports en commun ;
  • la distance avec votre lieu de travail habituel ;
  • le nombre de places de parking ;
  • la taille des accès si vous avez prévu des installations imposantes ;
  • les infrastructures pour les personnes à mobilité réduite.

Si vous prévoyez d’organiser votre événement dans un lieu éloigné ou difficilement accessible, mettez en place un moyen de transport pour l’ensemble des participants. Cela évitera de longues heures de conduite. De plus, vous diminuez l’empreinte carbone de votre séminaire d’entreprise.

lieu de séminaire - salle modulableOptez pour une salle de séminaire modulable et équipée

Un séminaire d’entreprise ne se résume pas à de simples réunions. Plusieurs activités sont prévues pour favoriser la cohésion d’équipe. Pour cela, il faut disposer d’un espace modulable qui s’adaptera facilement à votre programmation. Une salle modulaire offre généralement une vaste superficie et une grande hauteur sous plafond. Vous pourrez ainsi passer d’une configuration conférence à une configuration banquet sans avoir à changer de lieu. Vous pourrez aussi disposer les meubles et autres installations à votre guise et éventuellement créer des séparations temporaires.

Pour vous épargner de lourdes tâches logistiques, pensez à choisir un lieu de séminaire équipé. Plus clairement, vérifiez que les installations déjà présentes sur place répondent à vos besoins. Quelle est la configuration du système électrique ? Dispose-t-elle de vidéoprojecteurs ? La sonorisation est-elle comprise dans le prix de la location ? Autant de questions sont à prendre en compte pour optimiser l’organisation de votre événement d’entreprise.

Choisir un lieu de séminaire : l’originalité source de valeur ajoutée

Apportez une touche de magie, source d’émotion, à votre événement d’entreprise en optant pour un lieu original. Historique, prestigieux, insolite…, quel que soit votre choix, la salle choisie pour votre séminaire d’entreprise contribuera à rendre le moment inoubliable. Ceci participera à atteindre les objectifs fixés pour le séminaire. L’émotion que générera le choix du lieu œuvre ainsi pour ancrer les différents événements dans la mémoire des participants.

Grâce à sa riche base de données, Séminaire International peut vous aider à trouver la salle ou le lieu de séminaire idéal et hors du commun : un château, une salle de réalité virtuelle, un stade, une salle modulable, etc.

lieu de séminaire en extérieurVotre séminaire en extérieur : optez pour la bonne saison

Il faut tenir compte du climat lorsqu’il faut choisir un lieu de séminaire. De plus en plus d’entreprises optent aujourd’hui pour un espace extérieur. Cette nouvelle tendance est généralement motivée par la volonté d’être plus proche de la nature. Dans ce cas, il faut bien choisir la date pour organiser votre séminaire d’entreprise sous peine d’être perturbé par les éléments. La pluie et la neige ne sont pas les seules contraintes. Le vent est un autre facteur qui peut considérablement affecter l’organisation de votre événement d’entreprise.

Le moment idéal varie considérablement en fonction de la saison. La meilleure période pour un séminaire en extérieur va généralement de mai à septembre. Comme le créneau est court, le risque de ne pas trouver de salles adaptées à vos besoins est plus élevé. Pensez donc à effectuer la réservation plusieurs mois à l’avance.

Choix d’un lieu de séminaire : la question de la restauration

Un séminaire se déroule sur un ou plusieurs jours. Des pauses et des repas sont donc à prévoir pour permettre aux participants de se désaltérer et de se restaurer. Le choix de la salle dépendra en grande partie de l’option que vous choisirez :

  • si vous optez pour un service traiteur qui apportera directement des plats préparés et prêts à être servis, vous n’aurez pas besoin d’une cuisine équipée. Prévoyez néanmoins un local annexe pour permettre au prestataire de préparer les plats et les boissons à servir. Cet espace est également un dégagement nécessaire pour ranger la vaisselle après les différents services.
  • Si le prestataire doit cuisiner sur place, pour un dîner de gala par exemple, une salle de séminaire dotée d’une cuisine avec tout l’équipement nécessaire est indispensable. Vous pourrez ainsi servir des encas et des repas fraîchement préparés.

Il faut toujours garder en tête que la qualité de la restauration influe grandement sur la qualité du séminaire. Même si vous choisissez un programme riche en événements remarquables, le souvenir d’un mauvais repas risque de tout gâcher.

Spécialisé dans les rencontres professionnelles en France ou à l’étranger, Séminaire International vous fait bénéficier de son expertise dans l’organisation de votre prochain séminaire d’entreprise. Vous pouvez nous confier la recherche de la salle de séminaire, tout comme sa décoration, sans oublier les questions logistiques. Cela vous permettra de gagner un temps précieux.

Contactez-nous pour discuter de votre événement d’entreprise !

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