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Les clés d’un programme « voyage d’affaires » efficace

voyage d'affaires

Vous envisagez un voyage d’affaires prochainement ? Si cette pratique a encore de beaux jours devant elle, c’est parce qu’elle génère de nombreux avantages. Les déplacements professionnels sont un véritable facteur de réussite pour l’entreprise en plus d’être une source d’épanouissement. Ils renforcent l’interaction humaine, permettent d’étendre son réseau professionnel, de trouver de nouvelles sources d’inspiration… Découvrez les éléments clés d’un voyage d’affaires réellement efficace pour vous ou vos collaborateurs.

Pourquoi continuer à partir en voyage d’affaires ?

Pour asseoir une bonne stratégie de développement au niveau régional, national ou international, il faut impérativement programmer des voyages d’affaires. C’est d’autant plus utile lorsqu’on vise un marché encore peu connu ou que l’on compte s’implanter dans de nouvelles villes. Être sur place permet donc de sonder le terrain et de mieux connaître le contexte à la fois économique et culturel qui attend l’entreprise.

Il est vrai que la technologie et la digitalisation rendent les communications plus faciles à travers les vidéoconférences et autre. Cependant, les interactions en direct et en personne restent différentes et ont toujours plus d’impact. Pour les voyageurs d’affaires, plusieurs avantages sont à la clé :

– des rencontres authentiques impossibles derrière un bureau

– l’acquisition de nouvelles compétences

– l’élargissement de l’horizon professionnel

– une plus grande performance ou productivité au retour grâce à une pause dépaysante

– le renforcement des liens avec les collaborateurs dans le cadre d’un voyage en groupe

– la découverte d’une nouvelle culture ou de nouvelles pratiques bénéfiques pour l’organisation…

5 conseils pour un voyage d’affaires efficace

Parce que les coûts liés aux déplacements professionnels sont un grand investissement pour l’entreprise, il convient de les rentabiliser au maximum. Voici 5 points à observer :

·         Bien penser le contenu de vos bagages

Il ne s’agit pas vraiment de vacances, même si vous allez vous octroyer un temps de pause et de visite. Si vous devez vous déplacer ou changer d’hébergement plusieurs fois, voyagez léger ! Une valise cabine fera aussi très bien l’affaire pour deux ou trois jours. Vous gagnerez ainsi du temps au départ et à l’arrivée.

Emportez vos outils de travail (ordinateur, tablette, chargeurs, adaptateurs de courant…), les documents importants et des tenues adaptées aux rencontres ou événements sur place. Attention à bien choisir vos vêtements en tenant compte de la culture professionnelle du pays d’accueil ! Vous marquerez ainsi des points auprès de vos contacts.

·         Les documents indispensables à avoir sur soi

Tout d’abord, pensez à photocopier vos papiers d’identité et autres documents personnels avant le départ. Ensuite, en plus des supports papier, sauvegardez vos documents professionnels dans un disque dur externe, dans votre ordinateur portable, sur le cloud, etc. Vous serez ainsi paré à tout éventuel souci technique ou une éventuelle perte. Enfin, n’oubliez pas vos cartes de visite, flyers et quelques goodies à distribuer pour marquer les esprits. Selon le pays visité, vous pourrez même adapter le design de votre carte professionnelle aux pratiques locales.

·         Regrouper les déplacements pour faire des économies

Au lieu de prévoir plusieurs allers-retours, le tout-en-un est plus intéressant. Concrètement, planifiez quelques déplacements en un seul voyage, notamment si les destinations sont proches les unes des autres. C’est aussi possible si vous optez pour des billets d’avion multidestinations. Cela vous permettra d’économiser à la fois du temps et de l’argent.

·         Privilégier la même compagnie aérienne pour les voyages

Si vous êtes amené à voyager souvent, aucune économie n’est négligeable. Réservez vos vols auprès de la même compagnie aérienne ou ses affiliés pour bénéficier de son programme de fidélisation. En cumulant des points ou des miles, vous pourrez profiter de réductions sur les billets d’avion, d’hébergement dans les établissements partenaires, d’un accès aux salons VIP, etc.

Certains hôtels et agences de location de voiture offrent également des avantages à leurs clients les plus assidus. Il est donc intéressant de toujours de séjourner dans la même chaîne hôtelière ou de louer son véhicule auprès de la même enseigne. Pensez à vous renseigner sur les possibilités de bénéficier d’un programme de fidélité.

·         Programmer des rencontres qui présentent un intérêt pour l’entreprise

Visite client ou contrôle qualité chez un fournisseur, foire ou salon international, meeting professionnel ou séminaire… Il existe mille et une raisons de partir en voyage d’affaires. Pour faire d’une pierre deux coups, contactez au préalable des clients, partenaires ou collaborateurs potentiels que vous pourrez rencontrer pendant votre déplacement.

Pour vous aider à organiser au mieux votre voyage d’affaires en France ou à l’international, n’hésitez pas à faire part de vos besoins à Séminaire International.

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