Qu’est-ce que le MICE (Meeting Incentive Congress Events) ?

Ce sigle est très utilisé dans le tourisme d’affaires. Le MICE fait référence aux termes anglais « meetings, incentives, conferences/congress and events/exhibitions ». On peut le traduire par « réunions, voyages de gratification et de récompense, congrès et événements professionnels ». C’est  un marché porteur et un secteur qui pèse lourd, surtout avec l’arrivée des agences de voyage en ligne. Voici ce qu’il faut savoir sur le MICE (Meeting Incentive Congress Events).

MICE (Meeting Incentive Congress Events) : une petite définition pour commencer

Le marché MICE (Meeting Incentive Congress Events) désigne les activités touristiques et hôtelières liées aux événements et aux voyages d’entreprise. Ce terme fait donc référence aux entreprises et structures qui organisent des événements dans une destination ou un lieu donné dans le but de réunir leurs collaborateurs en dehors de leurs locaux.

Ces rendez-vous peuvent poursuivre différents objectifs : récompenser les collaborateurs méritants, remotiver les équipes, développer la cohésion d’équipe, intégrer de nouveaux venus, communiquer sur un nouveau produit ou service… Les employés ne sont pas les seuls concernés. Certaines structures organisent aussi des événements pour remercier leurs clients fidèles ou encore pour renforcer les liens commerciaux avec leurs partenaires.

Contrairement au tourisme de loisirs, la clientèle de cette industrie événementielle a des exigences spécifiques. L’organisation du voyage ou de l’événement est presque millimétrée et ne laisse aucune place à l’improvisation.

Aujourd’hui, certaines entreprises continuent d’organiser elles-mêmes leurs déplacements professionnels ou leurs événements pour réduire les coûts. Mais si le temps ou l’inspiration manque, le recours aux services des agences événementielles et des professionnels du tourisme d’affaires reste avantageux.

Les principaux acteurs du MICE (Meeting Incentive Congress Events)

C’est une industrie très vaste et complexe qui fait intervenir des acteurs très variés, œuvrant dans divers secteurs et domaines.

• Les établissements hôteliers

Il s’agit surtout des hôtels et autres types d’hébergement positionné sur le luxe et le haut de gamme. En effet, ces établissements ont généralement des offres et des aménagements destinés aux professionnels même si elles semblent parfois confidentielles et peu mises en avant. Salles de réunion, salles polyvalentes ou modulables, restauration, services de pause, équipements professionnels (connexion Internet, projecteur, sonorisation, écrans…), capacité d’accueil… Tout y est pour organiser une conférence, un team building, une journée d’incentive, un lancement de produit, un séminaire d’entreprise, etc.

• Les établissements de restauration

Les événements d’entreprise peuvent aussi se dérouler dans un restaurant. C’est le cas des repas d’affaires : brunch, déjeuner ou autre. Comme les hôtels, ces lieux disposent également de salles de réunion et d’un service traiteur. En outre, il est possible de les privatiser pour un rendez-vous thématique.

• Les prestataires de services

Selon le format de l’événement, les entreprises peuvent faire appel aux services de divers prestataires : animateurs professionnels (artistes, show culinaire, magicien, animateur de soirée, etc.), décorateurs, scénographes, traiteurs, location de matériels de sonorisation et d’éclairage, location de transport, etc.

• Les lieux événementiels

Ces lieux sont très diversifiés, allant des salles de réception modulables aux sites plus atypiques, comme les châteaux, les manoirs, les jardins privés, les domaines viticoles, les musées et autres lieux  historiques. Pour un rendez-vous en petit comité, la privatisation de villas de luxe et de propriétés prestigieuses est aussi devenue tendance.

D’autres lieux sont spécialement conçus pour les rencontres professionnelles de grande envergure. C’est le cas des palais des congrès ou encore des centres de conférences et de séminaires. La présence de tels lieux réceptifs est d’ailleurs l’une des particularités des destinations MICE. On pense par exemple au palais des congrès de Prague ou au Palais de l’Europe à Marseille. Notre agence événementielle peut aussi vous proposer d’autres lieux de séminaire partout dans le monde.

Les agences spécialisées dans le MICE (Meeting Incentive Congress Events)

Organiser soi-même un événement professionnel est une option économique, certes, mais souvent difficile à mettre en œuvre. Les grands événements ou encore la réunion de plus d’une centaine de collaborateurs ne sont pas chose aisée. Cela requiert une planification sans faille, des communications interminables, plusieurs rendez-vous (avec les prestataires, les lieux réceptifs et autre)… Entre le transport, la restauration, les activités, les conférences et autres animations, il faut des semaines, voire des mois de travail. La personne en charge de l’organisation doit alors avoir une grande disponibilité pour remplir sa mission.

Chacun des dirigeants et des salariés d’une entreprise a pourtant d’autres tâches à assurer. Le risque de bâcler la conception de l’événement et d’être déçu du résultat est grand. D’où l’intérêt de faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel comme Séminaire International. Nos équipes sont habituées à organiser des séminaires, des rencontres professionnelles et des réunions pour les petits comme les grands groupes. Pour mieux cerner vos besoins, il vous faudra transmettre des informations essentielles, comme les dates souhaitées, le budget, la destination, le nombre de personnes… N’hésitez pas à demander un devis personnalisé.

Les tendances du marché du MICE

Les séminaires et autres rendez-vous professionnels font partie intégrante de la vie des entreprises. Il faut alors sans cesse se renouveler pour créer l’inédit. 4 grandes tendances ont émergé ces dernières années.

1. Les lieux MICE insolites pour les rencontres

La quête d’originalité pousse aujourd’hui les entreprises à sortir des sentiers battus et à abandonner les salles de réunion traditionnelles. On a envie de plus de liberté, de conjuguer travail et vacances, de vivre des expériences nouvelles. Le choix du cadre doit alors inspirer. Il est par exemple possible de réserver un luxueux lodge au milieu de la savane en Tanzanie. Ou encore de partir en Islande en hiver pour pouvoir observer les aurores boréales.

2. Les thèmes qui favorisent la convivialité

Team building, incentive, séminaire, quel que soit le motif de l’événement d’entreprise, la convivialité garantit des souvenirs impérissables. On choisit généralement une thématique qui servira de fil conducteur à l’organisation : la décoration, le choix des activités et des animations, etc. Pour favoriser les échanges et mettre tout le monde à l’aise, certains thèmes sortent du lot. C’est le cas de la gastronomie et de l’œnologie.

3. L’événement durable et écoresponsable

Face aux enjeux écologiques, de plus en plus d’entreprises veulent contribuer à la préservation de l’environnement à leur échelle. Elles souhaitent alors des événements plus respectueux de la nature. Certaines structures évitent les trajets en avion, d’autres nettoient les plages, etc. D’autres encore choisissent des activités orientées nature.

4. L’émergence du digital

La crise sanitaire a mis en exergue l’importance du digital dans les événements d’entreprise. Aujourd’hui, même des équipes de travail qui se trouvent à l’autre bout du monde peuvent prendre part aux meetings. Les dispositifs technologiques et les applications sont de plus en plus perfectionnés. On peut communiquer avec ses collègues en temps réel, émettre son avis dans la seconde, participer à la fête, etc. Les événements hybrides ont la cote.

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