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Comment organiser un voyage de presse ?

Partir en voyage de presse

Le voyage de presse fait partie des campagnes de communication des marques et des entreprises. Au départ, le déplacement s’adresse principalement aux journalistes. Mais aujourd’hui, les acteurs du digital comme les influenceurs sont aussi invités à cet évènement presse. L’objectif est d’obtenir une bonne couverture média aussi bien sur le papier qu’en ligne. Si vous avez une bonne raison d’organiser un voyage de presse, découvrez les étapes cruciales à prendre en compte.

Programme atelierUn voyage de presse, c’est quoi exactement ?

Toutes les marques, toutes les entreprises et tous les organismes peuvent organiser un voyage de presse. Ce type de voyage se déroule souvent à l’occasion d’un lancement de marque, de produit ou de service, ou encore pour faire découvrir une région. À l’origine, il s’agit d’un séjour d’au moins une nuitée dans une destination définie, spécialement organisé pour les journalistes. Le but est d’obtenir une couverture rédactionnelle pour le produit promu et donc d’inciter les journalistes invités à écrire un article sur ce déplacement.

Aujourd’hui, organiser un voyage de presse ne se réduit plus à inviter uniquement les journalistes. Avec la digitalisation, les influenceurs font désormais partie du concept. Grâce au marketing d’influence, vous allez booster votre visibilité. Les créateurs de contenu vont en effet donner envie à leur communauté de mieux connaître votre marque ou votre entreprise. Les stories, les photos et les posts qu’ils vont publier sur les réseaux sociaux susciteront la curiosité et le désir. Instagram, TikTok et autres plateformes sont devenus des canaux de communication incontournables.

Vous pouvez organiser un voyage de presse aussi bien en France qu’en Afrique, aux Etats-Unis ou ailleurs dans le monde. Pour marquer les esprits, on a généralement une préférence pour les destinations plaisantes et ensoleillées. L’idée est de créer une expérience immersive dans l’univers de la marque.

Choisir la bonne destination pour votre voyage de presse

Selon la destination, le voyage s’étend au minimum sur 2 jours. Pour les longues distances ou pour couvrir un salon, il sera bien plus long. Le choix de la destination est crucial. Il va beaucoup jouer dans la perception de ce voyage, le ressenti des invités, leur expérience et au final, sur leurs récits.

Les destinations authentiques et paradisiaques font toujours rêver. Si vous invitez des influenceurs, votre événement sera alors associé à de belles photos sur les réseaux sociaux. Bali, la Polynésie ou encore les Caraïbes offrent par exemple un cadre magnifique et promettent un séjour inoubliable. Toutefois, il reste essentiel de choisir une destination en cohérence avec votre image de marque et votre secteur d’activité.

Si vous évoluez dans les cosmétiques, inviter les journalistes dans la région de provenance de vos produits ou de vos matières premières est une idée intéressante. Si vous lancez une nouvelle collection de maillots de bain, un voyage de presse sur la Côte d’Azur sera plus pertinent qu’en Hongrie ou en Bolivie.

D’autres paramètres sont à considérer pour la réussite de ce déplacement professionnel :

– la météo,

– la bonne saison pour voyager dans la destination,

– le budget à consacrer au voyage de presse.

Voyage de presseRédiger un programme pour le voyage

Il ne s’agit pas tout simplement d’un séjour touristique. Certes, vous voulez que vos invités passent de bons moments et profitent de la destination, mais il ne faut aucunement négliger l’aspect professionnel du voyage de presse. D’où l’intérêt d’avoir un programme bien ficelé.

Vous devez alors penser à ce voyage dans les moindres détails : durée du séjour, l’hébergement, les moyens de transport, les visites, éventuellement les dates et heures de conférence, les activités, etc. Il faudra envoyer ce programme avec les invitations pour que les journalistes aient un aperçu de ce qui les attend. Votre programme pourrait d’ailleurs les convaincre de venir.

Envoyer les invitations pour le voyage de presse

Il ne faut surtout pas le faire à la dernière minute au risque de n’avoir personne pour couvrir votre déplacement. Organiser un voyage de presse, c’est aussi savoir anticiper. L’envoi des invitations devrait donc se faire plusieurs mois à l’avance. En effet, les journalistes et les influenceurs ont souvent un planning très chargé.

Il ne s’agit pas non plus d’inviter n’importe qui. Ciblez bien les journalistes et les créateurs de contenu en lien avec votre secteur d’activité ou votre image de marque. Si vous êtes dans l’hôtellerie, invitez des journalistes spécialisés dans le tourisme. À cela s’ajoutent les blogueurs voyageurs et les influenceurs voyage.

Il n’est pas rare que les réponses à une telle invitation se fassent attendre. Les relances font d’ailleurs partie du processus. Pensez à relancer vos invités potentiels. Ils y percevront une marque d’attention et mesureront l’importance de leur présence à votre événement presse.

Atelier de cuisinePrévoir des animations et des activités pour vos invités

Un voyage de presse ludique et riche en expériences reste gravé dans les mémoires. Il ne faut pas laisser place à l’ennui, surtout si vous prévoyez un voyage de plusieurs jours. La meilleure façon “d’occuper vos invités” est d’organiser des activités.

L’originalité et les expériences locales sont les mots d’ordre. Nous pouvons vous proposer des animations en accord avec vos aspirations et l’objectif de votre voyage de presse. Nous nouons en effet un partenariat avec plusieurs acteurs locaux aux quatre coins du monde et disposons d’un catalogue d’activités très varié.

Organiser un voyage de presse reste une opération onéreuse et qui demande du temps. Pour optimiser les coûts et rentabiliser au maximum ce voyage professionnel, faire appel à une agence spécialisée reste une bonne idée. Séminaire International vous fait profiter de son expertise dans le tourisme d’affaires. Nous vous proposons un programme sur-mesure et organisons tout de A à Z.

Contactez-nous pour votre prochain voyage de presse !

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